关于外贸跟单的详细流程

网友问：

本人有没有外贸跟单的相关经验，也没有受过相关的专业培训，不过英语水平却还可以，尤其是口语，之前是做英语培训的，但是不是英语专业的，所以估计是难提高到专业老师的水平．而且做英语培训的上班时间都是在别人休息的时候，我想多点时间跟朋友来往．目前有意从事外贸跟单这一职业．

我两个星期之前在一家服装公司做过跟单，但是我发现我的内容很杂，而且每天都要处理一大堆的数据，处理那些数据的时间要占间的70％以上，所以我辞掉了那份工作．我想问的是，真正的外贸跟单员的工作内容都是那样，每天都要处理一大堆数据的吗？我目前这样的情况想做外贸应该怎样入手？外贸跟单的详细流程?

点评：

1．客户询盘：

一般在客户下订PurchaseOrder之前，都会有相关的OrderInquiry给业务部，做一些细节上的了解。

2．报价：

业务部及时回复客人查询，确定货物品名、型号、数量、交货期、付款方式、包装规格、港口及柜型等，等以及客户确定业务时，ProformaInvoiceorsalescontractoroffersheet给客户做正式报价。

3．得到订单：

经过洽谈，收到客户正式的订单PurchaseOrderorsalescontract。

4．下生产单：

得到客人的订单确认后，给工厂下订单，安排生产计划。

5．业务审批：

业务部收到订单后，*先做出业务审核表。按“出口合同审核表”的项目如实填写，尽可能将各种预计费用都列明。合同审批需附上客人订单传真件，与工厂的收购合同。审核表要由业务员签名，部门经理审批，再交管理部人员审核后才能执行。如金额较大的，或有预付款以及佣金等条款的，要经公司总经理审批才行。合同审批之后制成工作任务单，交给部门跟单员跟进。

6．下达生产通知：

业务部在确定交货期后，满足下列情况可下达生产通知,通知工厂按时生产：

6.1：如果是L/C付款的客户，通常是在交货期前1个月确认L/C已经收到，收到L/C后需业务员以及单证员分别审查信用证，检查是否存在错误，交货期能否**，及其他可能的问题，如有问题应立即请客人修改L/C。

6.2：如果是T/T付款的客户，要确认定金已经到账。

6.3：如果是远期L/C,D/A等条款收汇方式的客户，需经总经理确认批准。

7．验货：

7.1：在交货期前一周，要通知公司验货员验货。

7.2：如果客人要自己或指定验货人员来验货的，要在交货期一周前，约客户查货并将查货日期告知外贸部。

7.3：如果客人指定由第三方验货公司或**行等验货的，要在交货期两周前与验货公司联系，预约验货时间，**在交货期前安排好时间。确定后将验货时间通知工厂。

8．备制基本文件单证:

在收到客户正式的订单时，应制作出口合同,出口商业发票,装箱单，出口货物托运单,核销单,报关单,报关委托书,报验委托书等文件.。

9．商检：

如果是国家法定商检产品，在给工厂下订单时要说明商检要求，并提供出口合同，发票,装箱单等商检所需资料。而且要告诉工厂产品的出口口岸，便于工厂办理商检。应在发货一周之前拿到商检换证凭单/条。

10．租船订仓：

10.1．如果跟客人签定的合同是FOBCHINA条款，通常客人会指定运输代理公司或船公司。应尽早与货代联系，告知发货意向，了解将要安排的出口口岸，船期等情况，确认工厂的交货能否早于开船期至少一周以前，以及船期能否达到客人要求的交货期。应在交货期7天之前向货运公司发出书面定仓通知，通常在开船5天前可拿到进仓单。

10.2．如果是由卖方支付运费，应尽早向货运公司或船公司咨询船期，运价，开船口岸等。经比较，选择价格优惠，信誉好，到港时间准时,船期时间合适的船公司，并告诉业务员通知客人。如客人不同意时要另选客人认可的船公司。开船前一周书面定仓，程序同上。

10.3．如果货物不够一个小柜，需走散货时，向货代公司定散货仓位。拿到进仓单时，还要了解截关时间，入仓报关要求，等内容。

10.4．向运输公司定仓时，一定要传真书面出口货物托运单，注明所定船期，柜型及数量，目的港等内容，以避免差错.

11．安排拖柜：

11.1．货物做好并验货通过后，委托拖车公司提柜，装柜。拖车公司应选择安全可

靠，价格合理的公司签定协议长期合作，以**安全及准时。要给拖车公司传真以下资料：定仓确认书/装柜图纸，船公司，定仓号，拖柜委托书，注明装柜时间，柜型及数量，装柜地址，报关行，及装船口岸等。如果有验货公司监装柜，要专门声明，不能晚到。并要求回传一份装柜资料，列明柜号、车牌号、司机及联系电话等.

11.2．传真一份装车资料给工厂，列明上柜时间、柜型、订仓号、订单号、车牌号以及司机联系电话。

11.3．要求工厂在货柜离开工厂后尽快传真一份装货通知给业务部，列明货柜离厂时间、实际装货数量等，并记下装箱号码以及封条号码作为提单的资料。要求工厂装柜后一定要记住封紧锁上.

12．委托报关：

在拖柜前要将报关所需资料交给合作报关行，委托出口报关及做商检通关换单。通常要给报关留出两天时间。委托报关时，应提供一份装柜资料，内容包括所装货物及数量，口岸，船公司，定仓号，柜号，船开截关时间，拖车公司，柜型及数量，本公司的联系人以及电话地址等。

13．获得运输文件：

13.1．*迟在开船后两天内，要将提单补充内容传真给船运公司或货运代理。提单补充内容要按照L/C或客人的要求来做，并给出正确的货物数量，以及一些特殊要求等，包括要求船公司随同提单出的船证明等。

13.2．督促船公司尽快出提单样板及运费帐单。仔细核对样本无误后，向船公司书面确认提单内容。如果提单需客人确认的，要先传真提单样板给客人，得到确认后再要求船公司出正本。

13.3．及时支付运杂费，付款后通知船公司及时取得提单等运输文件。支付运费应做登记。13.4.如果客户是做FOB条款的,应该及时通知客户保险,并将提单副本传真给他.

14．准备其他文件

14.1．商业发票：L/C要求提供的文件中，对商业发票要求*严格。发票的日期要确定在开证日之后，交货期之前。发票中的货物描述要与L/C上的**相同，小写以及大写金额都要正确无误。L/C上对发票的条款应显示出来，要显示唛头。如果发票需办理对方大使馆认证，一般要提前20天办理。

14.2．FORMA原产地证书：FORMA原产地证要在发货之前到当地商品检验局申办。需注意的是运输日期要在L/C的交货期以及开船日之前，在发票日期之后。未能在发货之前办理的，要办理后发证书，需提供报关单，提单等文件。经香港转运的货物，FORMA证书通常要到香港的中国商检公司办理加签，证明未在港对货物进行再加工。

14.3．一般原产地证：一般原产地证可在中国贸易促进会办理，要求低一些。可在发货之后不太长的时间内补办。如果原产地证书要办理大使馆加签，也以及发票一样要提前20天办理。

14.4．装运通知：一般是要求在开船后几天之内，要通知客人发货的细节，包括船名，航班次，开船日，预计抵港日，货物及数量，金额，包装件数，唛头，目的港代理人等。有时L/C要求提供发送证明，如传真报告书，发函底单等，注意按客人要求的时间内办理。

14.5．装箱单：装箱单应清楚地表明货物装箱情况。要显示每箱内装的数量，每箱的毛重，净重，外箱尺寸。按外箱尺寸计算出来的总体积要与标明的总体积相符。要显示唛头以及箱号，以便于客人查找。装箱单的重量，体积要与提单相符。

15．交单：

15.1．采用L/C收汇的，应在规定的交单时间内，备齐全部单证，并严格审单，**没有错误，才交银行议付。

15.2．采用30%deposit,T/T收汇的，在取得提单后马上传真提单给客人付70%余款，确认收到余款后再将提单正本及其他文件寄给客人。

15.3．如果100%T/T收汇的，要求收全款货款才能做货的，要等收款后再安排生产。拿到提单后可立即寄正本提单给客人。

16．业务登记：

每单出口业务在完成后要及时做登记，包括电脑登记及书面登记，以便于以后查询，统计等。

17．文件存档：

所有的外贸单证、L/C以及议付文件必须要留存一整套以备查用。

18．单证员平时应该注意收集海空运价,船期，航线，等信息，为业务员的报价提供帮助。

投稿作者：孤芳不自赏46