T公司原材料管理流程设计

T公司原材料管理流程设计，中小企业其兴也勃，其衰也忽，多是由于公司在高速发展之际缺乏健全的内部控制制度。只有完善的、行之有效的内部控制才是中小企业稳步发展的基石，内部控制是培育和提升企业可持续发展能力的“摇篮”。

T公司成立于1999年3月，是一家集果品种植、收购、贮藏加工、销售于一体的农产品加工企业。作为食品加工企业，存货在T公司资产中所占比例较大，尤其是近年来，作为公司主要原料的农产品价格持续上涨，原材料占用了大量的流动资金。对于原材料的合理控制，成为T公司良性发展的一个关键环节。

内部控制视角下的T公司原材料管理现状及问题分析

内部控制是由企业董事会、经理层和其他员工实施的，为实现经营的效果和效率、财务报告的可靠性和法律法规的遵循性而提供合理**的过程，由控制环境、风险评估、控制活动、信息与沟通和监测活动五个要素构成。它对企业防范风险、规范管理及其可持续发展有着深远影响和积极推动作用。下面，从内部控制各个要素的视角对T公司原材料管理进行逐一分析。

1.内部控制环境欠佳

管理层对原材料管理存在误区。多年来，在粗放式管理模式下，T公司上至主管**，下到普通员工，在原材料库存管理上一直认为，为了**原材料的及时供应，避免因材料缺货而延误生产，必须实行“实物供应，无限供给”的供应模式，过多强调材料的高**率，忽视对库存资金指标的考核，导致仓库大量储备材料，造成材料库存严重积压，库存成本大幅上涨。

缺少预算管理制度。“凡事预则立，不预则废”，在T公司的原材料管理过程中，虽然企业建立了存货采购的审批制度，但对于采购的批量、购货时间点、库存临界值等因素却未加考虑，长期以来，为了**生产经营的顺利进行，一般遵循“预算从宽，支出从严”的原则。存货预算管理制度的缺失，导致采购存在一定的盲目性、随意性，使得库存占用资金多，库存管理成本高，库存风险大，从而影响到企业产品的生产成本和销售利润。

2.内部控制活动存在风险

原材料采购环节。原材料采购是原材料管理控制活动的开始，T公司的原材料采购策略是“多而全”，要求材料数量要多，但根据企业原材料的特点，果品的保鲜期有限，不按需订购必然造成损耗增加。例如，公司在2008年未建立贮藏保鲜库之前，就存在由于水果大量采购，无法保鲜贮藏导致霉烂变质的事件，给公司造成了严重损失。

原材料验收环节。食品行业原料的质量直接影响着食品的安全、口感及色泽等，所以对所购的原材料质量要求**，需要借助精密的仪器设备和专业人员进行检测。目前T公司虽然制定了存货验收的相关政策，有专门的化验室，但仪器设备陈旧，化验人员素质不高，很难**原材料质量。

原材料保管环节。原材料保管面临的主要问题是原料的过期变质，由于原材料种类繁多，数量大，而且仓库人员对于材料的采购日期和保质期限未进行详细记录，对于材料的使用情况缺乏日常的跟踪记录，导致一些原料未被及时领用而超过保质期，形成库存损失。

原材料发出环节。公司未制定明确的领料管理制度，各部门填制的领料单没有专人审批，领用数量随意性较大，仓库发货也未遵循严格的签字确认制度，一旦出现问题，很难将责任落实到人，存在一定的风险。

3.信息沟通不畅

企业内部的信息沟通不仅是企业控制环境建设的一个重要方面，同时也是企业的内部控制的一项要素，是企业内部控制过程的组成部分。一个良好的信息系统有助于提高企业内部控制的效率和效果，改善企业的经营，增强企业的风险防范与控制能力。

目前，公司的局域网建设各自为政，没有统一规划连接，仓储系统与生产系统、销售系统没有实现有效对接，不利于部门之间工作的协同，也增加了沟通成本和不必要的工作摩擦。

4.监管力度不够，缺乏对相关风险的有效评估

内部控制制度依赖于严格的监督检查机制才能得以有效执行。如果没有严格的监督检查机制，内部控制制度就可能流于形式。因此，完善的监督机制是**内部控制有效运行的一个重要条件。

目前，T公司没有专门的内部审计部门负责公司经营业务活动的监督检查，对于原材料业务的各个控制点如采购价格、验收标准、领用限额等方面也未制定相关制度进行权责明确，造成公司资源的无效占用和生产成本的提高。

T公司原材料内部控制的完善

1.明确内部控制目标

原材料是企业从事正常生产经营活动不可缺少的物资条件，通过建立健全内部控制制度，加强对原材料的采购、验收、保管、领用等环节的控制，有助于提高原材料的利用效率和效果。由此，T公司原材料内部控制应满足以下目标:

(1)合理安排原材料业务，满足生产需要，有效改善和提高其使用效果和效率;

(2)防范原材料业务中的差错和舞弊，**资产的安全和完整;

(3)**原材料核算的真实性、准确性、合规性。

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2.优化内部控制环境

提升管理层的存货管理意识，引入风险控制概念。管理层应当转变观念，树立风险意识、危机意识，改变“实物供应，无限供给”的原材料管理模式，采用科学的方法进行原材料采购、验收、保管、领用各环节的管理，这才有利于控制材料成本、**材料质量，减少损失。

建立有效的预算管理制度。*先，应设置预算机构或安排预算人员，专门进行预算的制定、执行、调整、完善等工作;其次，按照原材料流程和管理特点，进行原材料价格和品种预算、采购批量预算、生产批量预算和期末库存预算，由仓储、供应、生产、销售等部门负责编制，预算人员进行统一协调，并经各部门签字认可，严格按照预算方案进行执行;再次，确定预算编制方式和方法，一般先编制年度总预算，再分解到各个季度和月份，并随时根据市场行情和企业生产情况的变化及时对原材料预算进行修正;最后，企业监督或考核部门应对原材料预算执行情况定期进行分析和考评。

3.完善内部控制活动

材料采购。原材料采购环节涉及的主要控制点是：采购任务的下达、采购合同的签订。因此，这一环节应建立健全原材料采购计划、合同的订立和审批制度。*先由生产部门根据生产计划填制材料需求计划单，仓储部门根据库存情况填制材料采购计划单，根据采购额度分别由总经理或部门经理授权，通知采购部门进行采购;然后采购部门对供应商从材料价格、质量、信誉等多方面综合考量，确定供应商，经主管**批准后，与供应商签订采购合同，安排采购。

验收入库。针对验收质量难以**的问题，企业应添置必要的检验仪器设备，对检验人员进行岗前培训，考核通过方可上岗，另外，制定和规范材料检验的操作制度，这样，通过对硬件设施的更新、人员技能的培训、检验制度的完善等方面入手，规范检验流程，从而提高入库材料品质。

材料保管。原材料保管的目的：一是**数量真实无误，二是**质量安全，能够满足生产需要。

对于数量的管理，一方面是建立材料收发制度，在日常的收发环节，仓储人员应严格进行材料入库和出库的数量核对工作，并根据入库单和经审批的领料单进行仓库材料收发台账的登记工作;一方面是建立材料盘点制度，对周转速度快、金额大的原材料要重点盘查，对一般性材料进行定期检查，通过定期和不定期的材料清查，监督仓储部门的工作，**材料数量账实相符。

对于原材料质量，建立不良资产预警制度和处置制度。仓储人员在日常巡视中应实地观察材料的质量状况，发现问题应及时上报，同时根据材料的存储时间，对积压时间较长、长期不使用或领用量小的存货进行登记，每月填制不良存货报告表，呈送主管**。

材料发出。建立限额领料制度和成本领用标准。根据生产作业标准，按照生产数量进行材料的领用，对材料的损耗控制在合理范围内，超出部分应说明原由，报主管**批准;由于人为原因造成生产材料的损耗超标，应追究相关人员的责任。

严格领料流程。仓储人员应根据审批后的领料单进行发料;各部门的领料单应连续编号，领料单上应详细注明领料用途，经领料人和部门主管签字确认后，交由仓储人员;仓储人员发料时，应认真核对发料品名、数量、规格、型号与领料单所列是否一致，并**其质量;经领料人核对无误后，仓储人员在领料单上签字，返还领料人第一联;同时根据领料单第二联登记仓库材料台账，定期将领料单第三联汇总交财务部核算。

4.完善信息沟通体系

信息沟通渠道包括企业内部和外部的信息渠道。

在企业内部，生产部、仓储部、采购部、财务部、销售部之间就存货管理应建立定期沟通和联络机制，例如在原材料采购环节，销售部负责定期通报市场销售情况，管理层根据销售预测安排生产部组织生产，生产部根据生产计划定期编制材料消耗表，仓储部根据材料消耗表和仓储情况，及时通知采购部进行采购，财务部安排资金进行货款支付，各个环节的顺利衔接，才能**存货采购及时、库存合理，减少资金的过多占用或材料短缺的情况发生。通过加强公司内部网络的建设，协调各职能部门的活动，实现信息共享和快速传递，使管理层随时掌握实时动态信息，从而可将控制渗透到生产业务的全过程和各个经营环节。

在企业与供应商之间的外部沟通上，企业应向供应商提供沟通举报机制，让那些觉得没有被公平对待、面临回扣压力或其他不当行为的供应商可以利用举报电话、电子邮件向公司进行投诉，或者由公司监管部门对供应商进行主动调查，既能加强与业务单位的联系，又能获取与公司有关的第三方重要信息。

5.建立健全内部审计监控体系

建立内部审计机构，聘请具有专业胜任能力的人从事内部审计工作;通过持续的监控活动，对企业内部控制系统的运行质量进行评价，识别内部控制缺陷并及时与负责采取纠正措施的部门沟通，必要时向董事会和管理层报告;同时负责跟踪检查内外部审计提出的管理建议和内部控制更正建议的落实情况。

对企业而言，原材料管理只是企业内部控制的一个环节，在企业内部全面建立健全内部控制制度是一个渐进的过程，必须建立起内部控制监督评价体系，根据企业经营情况的变化和出现的问题对相应的内部控制制度做出及时修正或建立新的内部控制制度，从而形成行之有效的公司内部控制体系。

投稿作者：孤芳不自赏46